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Sección de Circulación y Préstamo:

Servicio encargado de orientar, informar y facilitar el material Bibliográfico que sirve de  apoyo a la comunidad universitaria de la UCLA, tanto, investigadores, docentes y estudiantes, así como también, usuarios de diferentes instituciones a nivel local, regional, nacional e internacional. Este servicio  está automatizado y se hace uso de equipos de alta tecnología para registrar el préstamo o renovación del material bibliográfico.  Así mismo, el usuario puede realizar consultas del material existente, utilizando computadores para la búsqueda y recuperación de información, tanto por Autor, Título, Materia, así como por palabras claves. El Sistema Automatizado está diseñado bajo ambiente Windows, lo que le permite al usuario un sistema amigable y de fácil uso.  Así mismo, le permite al empleado dar un servicio de préstamo eficiente. 

Servicio donde se manejan las publicaciones periódicas y seriadas, tales como revistas, boletines, anuarios, periódicos, entre otras, ordenándolas alfabéticamente por título. El registro y control del material hemerográfico se efectúa en forma manual, a través del kardex y de forma automatizada, registrándolo en la Base de Datos del Sistema Bibliotecario (Alejandría), lo cual le permite al usuario hacer búsquedas y recuperarlo en línea desde el sitio Web de la biblioteca http://bibmed.ucla.edu.ve/. Es importante destacar, que se pueden recuperar desde la web, tesis de postgrado y trabajos de ascenso y de investigación en texto completo, así como tambien se digitaliza las portadas de las revistas y  sus tablas de contenidos. El servicio de préstamo de esta sección está automatizado y es  responsable de la distribución del Boletín Médico del Postgrado de Medicina de la UCLA, a todas las Bibliotecas  miembros de la Red Biomédica, a nivel nacional e internacional.

El servicio de Referencia, (CIRBAB), Centro de Información y Documentación en el área biomédica, está dedicado a orientar, atender y satisfacer las necesidades de los Investigadores, Docentes y Estudiantes de la Comunidad Universitaria y demás usuarios del sector salud en el ámbito regional, nacional e internacional, en el manejo y ubicación referencial de la bibliografía medica, a  través de la localización y recuperación de información nacional e internacional. La introducción de la Tecnologías de Información y Comunicación en este servicio, ha  permitido que ocupe un lugar privilegiado entre los centros de información de similares características. La Sección está dotada de material bibliográfico y equipos especializados en la localización de información Biomédica. Existen dos formas de  realizar las búsquedas: manual y automatizada. El sistema manual consiste en ofrecer a los usuarios la consulta de material impreso, tales como, índices, abstracs, manuales, diccionarios médicos especializados, bilingües, enciclopedias, entre otras.  Así mismo, se ofrecen diferentes servicios automatizados, tales como, uso de correo electrónico y consultas por Internet, para garantizar el acceso a  múltiples bases de datos.

Esta sala se encuentra en funcionamiento desde el mes de septiembre 2005 y se logró por un trabajo mancomunado entre la Biblioteca de Ciencias de la Salud, la Dirección del Decanato  y OPSU-CNTI. Actualmente se encuentra equipada con 20 computadores para que los estudiantes naveguen en internet y/o realicen sus trabajos académicos y consulten Bases de Datos Especializadas.  Así mismo, tiene un escáner de alta resolución, un quemador de CD, impresora láser, impresora de inyección de tinta, una cámara web, entre otros.

La sala presta los siguientes servicios:

• Navegación por Internet.

• Correo electrónico.

• Consultas de Bases de Datos Electrónicas Internacionales Especializadas.

• Trascripción de documentos en Word, Excel, PowerPoint, Publisher, entre otros.

• Servicio de escaneo, impresión y copiado de CD.

• Asesoría para que los estudiantes del Decanato de Medicina desarrollen la producción, procesamiento e intercambio de contenidos académicos

• Alojo de contenidos académicos para estudiantes del decanato.

• Venta de diskettes, CDs, transparencias, entre otros.

En esta Sección  se cataloga y se clasifica el material  bibliográfico, tales como, libros.  Las Tesis de Pregrado y Postgrado, Trabajos de Ascenso y de Investigación, entre otros. La catalogación permite describir físicamente al libro, empleando en esta biblioteca, las Normas Internacionales de Catalogación Angloamericanas. Con la clasificación del material, procedimiento donde surge lo que se conoce como "COTA",  se asigna una letra y un número que permite ordenar por materia el material bibliográfico dentro de los estantes, siguiendo en esta biblioteca, las normas internacionales de la National Library of Medicine Classification. Para complementar el trabajo, se utiliza la Tabla de Notación de Autor, por medio de la cual, se asigna un número por cada una de las primeras tres letras del autor o título, dependiendo de la autor de la obra. Así mismo, para facilitar la localización de la información del contenido del  texto, se establecen los encabezamientos de materia o descriptores,  utilizando para ello el DeCS (Descriptores de Ciencias de la Salud).  El trabajo realizado en esta sección, se registra en la base de datos del Sistema Bibliotecario (Alejandría), haciendo uso de las Tecnología de Información y Comunicación para en el almacenamiento, recuperación y consulta electrónica del material procesado. Finalmente, en esta sección se realizan pasantías para personal que labora en otras bibliotecas del sector de ciencias de la salud y se participa activamente en la implementación del Sistema Alejandría en las  diversas bibliotecas de la UCLA.

Esta sección se encarga velar por el correcto funcionamiento de la red de información y datos de la biblioteca, así como funcionamiento tanto del hardware como del software existente en la biblioteca y el sitio web de la misma. A saber, las funciones específicas de la unidad son:

• Administrar la red de datos y de información de la biblioteca.

• Respaldar las Bases de Datos y archivos de los computadores

• Revisión y mantenimiento de equipos de computación

• Instalación y configuración de Software y Sistemas Operativos

• Creación y actualización de la páginas Web de la red de bibliotecas

• Configuración de las estaciones de trabajos de la red protocolos, entorno de red, actualización de antivirus

• Instalación y configuración  de equipos de computación periféricos

• Realizar estadísticas mensuales y anuales del uso del sistema de información bibliotecario

• Informar y asesorar a toda la comunidad universitaria de las Bases de Datos Electrónicas que adquieren la bibliotecas

• Asistir a reuniones y eventos locales y nacionales referente al área de tecnología de computación bibliotecaria

• Realizar otras funciones que le sean asignadas, inherentes a la sección de informática

Esta sección se encarga de la elaboración del  anteproyecto  de   presupuesto, del control y ejecución del presupuesto, manejo del Fondo Rotatorio, control de asistencia del personal, control de asistencia de los estudiantes  del programa de ayudantía, siguiendo lineamientos de la Dirección de la Biblioteca, Así mismo, lleva el control  presupuestario de los recursos  de los proyectos coordinados por la Biblioteca. Prepara  y coordina la  logística  de los cursos, reuniones y charlas  que se realizan. En el funcionamiento interno del Area de Administración se realizan registros Contables de los Ingresos y Egresos producidos  por las búsquedas bibliográficas,  fotocopias y otros  servicios de la  Biblioteca  como Unidad Generadora de Recursos, manejados a través de la coordinación de negocios del Decanato de medicina, se solicitan Cotizaciones a Proveedores, se elaboran solicitudes de  pago,  rendiciones de cuenta, se  revisan y conforman facturas,  se  atienden  a  proveedores, estudiantes y profesores.  Se registra y controla el inventario de materiales de oficina y de limpieza.